11 Recomendaciones CANSPAM para el Correcto Envío de Boletines Electrónicos, Mailing o Correo Masivo

Lo primero es comprender cómo funciona el correo electrónico masivo

Se trata del envío de un mensaje electrónico a una base de datos, que se puede personalizar para entregar un mensaje dirigido y parametrizado. Por ejemplo, puedes usar comodines para que cada mensaje llegue con el nombre del destinatario y sus datos personales, claro está, debes tener esta información para que el sistema reemplace la información al momento de entregar el mensaje.

Lo segundo, comprender cómo funcionan los grandes proveedores de correo gratuito

Es normal en los servidores de correo gratuitos como Hotmail o Gmail, el tener sus propias normas para el manejo y recepción de correos electrónicos, y de acuerdo a ello, debemos parametrizar el envío para evitar tener conflictos posteriores, y prevenir restricciones en la comunicación entre nuestro dominio y los destinatarios.

Supón que tu eres el propietario de Hotmail, y que creas esta empresa con el fin de que las personas se comuniquen entre si, y de repente alguien empieza a bombardear con mensajes a todos tus usuarios, mensajes que no han sido solicitados, y que en cambio si llenan su buzón y generan molestas alertas a cada momento.  Tienes que entrar a controlar este tipo de información no deseada y por esto, se generan las políticas internas de estos proveedores, que en algunas ocasiones pueden llegar a bloquear cualquier tipo de mensaje generado por tu dominio si no haces un correcto uso de tus envíos.

Lo tercero, las políticas son internacionales y son para cumplirlas

Adicional a esto, existe una legislación internacional llamada CANSPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing - 2003) que vela por la privacidad y la intimidad de nuestro domicilio electrónico que es el correo, y dado ese marco legal, todos estamos obligados a respetarlo y cumplirlo.

Para lograr esto, cada uno de los Boletines Electrónicos que salga de nuestra cuenta de hosting, debe ir con la siguiente información adicional para no ser considerados SPAM:

1. El registro al boletín debe ser libre, pero fácil de entender y verificar, por ejemplo, se puede enviar un correo si el usuario se ha registrado en el sistema de usuarios registrados del portal corporativo, o se ha suscrito a nuestra lista de correo personalmente, o alguien ha hecho una recomendación.  Esto debe ser demostrable mediante el uso de un cajón de suscripción a la lista en tu portal web.
2. Se debe enviar máximo 350 mensajes por hora desde el dominio de la empresa, pero por favor no envíes los 350 en el primer minuto. Si vas a iniciar con el tema del mailing, inicia enviando uno o dos mensajes por minuto, y luego vas sumando a los envíos de a poco, hasta llegar a enviar un promedio de 5 mensajes por minuto, lo cual te permitirá enviar un promedio de 300 correos por hora, pero sin maltratar el nombre de dominio. A esto lo llamamos "madurar el dominio". Piensa en esto, comunicarte con las personas por mailing, es similar a comunicarte con tus vecinos, y si tal vez tratas de hablar con alguien con personas con las que nunca antes has hablado, y de repente quieres contarles algo, y empiezas a hablarles muy fuerte y a todos a la vez, pasarías de ser un vecino tranquilo, a ser una molestia para todos, lo cual terminará en que lo único que puedes lograr, es que te cierren las puertas para ni siquiera verte. Si empiezas de a poco en el primer envío, y vas subiendo el promedio de mensajes (podría ser un aumento cada 10 o 15 días), los servidores como Hotmail o Gmail comprenderán que cada día tienes más personas con las que te tienes que comunicar, pero debe ser lento el proceso para evitar que te apliquen su implacable normatividad.
3. No se debe esconder, forzar, o cambiar el emisor del mensaje ("De", "Para", "Responder a"), es decir, si mi dominio es oscarvalbuena.com, no debo enviar mensajes donde aparentemente quien envía sea Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., porque los receptores de correo validan que el servidor de salida, sea equivalente al correo de quien envía el mensaje.
4. Debe expresar en el boletín, cómo se recolectaron los correos electrónicos para poder verificar el proceso de Opt-In de los suscritos a las listas.
5. Debe indicar cuál es la frecuencia del boletín, si lo está enviando diario, semanal, quincenal, mensual o si tiene algún tipo de periodicidad específica.
6. Debe proveer un mecanismo simple para suscripción/desuscripción del boletín. Esto permite a los suscriptores retirarse de las listas sin que exista ningún tipo de problema o inconveniente para ello.
7. Debe tener información de contacto válida, como teléfonos fijos, celulares, correos electrónicos, fax, direcciones físicas, entre otros.
8. Debe mantenerse copia del documento donde el usuario aceptó pertenecer al grupo de destinatarios del boletín, ya que esta es la prueba del proceso de Opt-In, que se basa en la aceptación por parte del usuario de la lista para pertenecer a ella.
9. No utilices asuntos engañosos.  Lo que sea que vayas a enviar, envíalo de forma honesta.
10. Si dentro del mensaje vas a incluir anuncios comerciales, por favor indícalo de manera clara.
11. Para mantener una lógica en el envío de correos electrónicos, la normalidad es que de mi oficina salgan mensajes en un horario normal de atención al público, p.e.; de 8 am a 6 pm, en ese caso, si los mensajes salen de mi dirección IP tarde en la noche o a la madrugada, se trataría de un comportamiento atípico, y podría producir efectos de rechazo sobre el envío.
12. Incluso si tercerizas el envío de correo, debes estar atento a los procesos ejecutados por la compañía que se encarga del tema, porque podrías recibir penalizaciones si ellos hacen ma su trabajo.

Trata de enviar mensajes sin saturar a los destinatarios, aunque dependiendo del tipo de suscripción y del total de destinatarios, la metodología explicará el tipo de relación. Por ejemplo, no es lo mismo suscribirse a un servicio de horóscopo diario, que a una revista deportiva cuya edición es mensual.

Si sigues estas recomendaciones, podrás gozar de un sistema de email marketing funcionando en perfectas condiciones, y podrás medir los impactos de tu ejercicio de comunicación. Muchos éxitos con la implementación de este sistema.

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